Akıllı Konferans Tabletleri ile Toplantı Verimliliğini Değiştirmek: ABD Çok Uluslu Yolculuğu

Modern Ofislerin Gizli Etkinsizlikleri

Dünya çapındaki birçok ofisde, yüksek değerli toplantı alanları genellikle az kullanılır ya da daha kötüsü, iki kez rezervasyon yapılır.ve kendiliğinden tartışmalar yer bulmak için mücadeleÇoklu uluslu şirketler için, bu sadece bir rahatsızlık değil, aynı zamanda üretkenlik ve işbirliği zamanının ölçülebilir bir şekilde kaybı.

Bu zorluklara yanıt olarak, önde gelen kuruluşlarToplantı rezervasyonu tabletleriveKonferans odası rezervasyon sistemleriAmerika Birleşik Devletleri merkezli, Avrupa ve Asya'daki bölgesel ofisleri olan teknoloji çok uluslu bir şirket olanSon zamanlarda, tamamen entegre birKonferans odası tabletçözüm.

Kesin Bir İşbirliği Arayan Küresel Bir Ofis

Müşteri, altı ülkede dağıtılan 3.000'den fazla çalışanı ile yazılım ve BT hizmetleri sektöründe faaliyet göstermektedir.Çok fonksiyonel projelerAncak 2020'den sonra uzaktan ve hibrit çalışma genişledikçe, şirketin mevcutOfis rezervasyon sistemiYeni toplantı dinamiklerini desteklemek için mücadele etti.

Çalışanlar sıklıkla konferans odalarına rezervasyonlara rağmen yerleşik buldular.Paylaşılan takvimlerdeki manuel güncellemeler departmanlar ve zaman dilimleri arasında tutarsızlığa neden olduSonuç, inovasyona dayanan bir şirkette işbirliğini baltalayan zaman kaybı ve hayal kırıklığı oldu.

Toplantı Yönetimi Verimliliği Yok Edince

Dahili denetim sorunun tüm boyutlarını ortaya çıkardı:

Tamam.Toplantı zamanlarının %25'iRuh rezervasyonları, rezerve odaların kullanılmadığı yerlerdi.

Personel ortalamaToplantı başına 10 dakikaMevcut alanı bulmak.

Tesis yöneticileri, 12 ofis katında gerçek oda kullanımını göremiyorlardı.

Birleştirilmiş bir Oda zamanlaması göstergesiToplantılar ya son dakikada iptal edildi ya da çift rezervasyon nedeniyle ertelendi.Küçük verimsizliklerin bile önemli bir toplam etkisi vardı..

Akıllı ve Entegre Bir Çözüm Uygulamaları

Bu zorluklarla başa çıkmak için, şirket bir ağ uyguladıakıllı konferans tabletleriDünya çapındaki ofislerinde.Kurumsal oda yönetimi tabletleriHer toplantı alanının dışında kurulmuş, merkezi birKonferans odası rezervasyon sistemiMicrosoft Outlook ve Google Workspace ile entegre.

Her biri.Ofis programlama tabletiİşçiler anında bir toplantı odası rezervasyonu yapabilir, bir seansı uzatabilir veya bir dokunuşla bir alanı serbest bırakabilirler. Akıllı ofis tabletleriAyrıca otomatik olarak kurumsal takvim sistemiyle senkronize edilir, katlar ve bölgeler arasındaki veri farklılıklarını ortadan kaldırır.

Önemli olan, dağıtım, zaman dilimleri ve kültürel bölgeler arasında çalışan bir işgücü için kritik olan çok dilli arayüzleri destekledi.Kurumsal konferans odası çözümleriUygulamalar, sürekli güncellemeleri ve en az yerleşik bakımı sağlayan bir bulut panosu üzerinden uzaktan yapılır.

Otomasyonun Günlük İşbirliğine Gelişmesi

Kurulumdan sonra, değişiklik hemen hemen oldu. Dijital toplantı odası işaretleriRenkli kullanılabilirlik göstergeleri görüntülenir: ücretsiz yeşil, kullanımda olan kırmızı, bekleyen rezervasyonlar için sarı.Ofis programlama ekran tableti Ad-hoc tartışmaları için anında rezervasyon yaptırdı.

Tekrarlayan proje toplantıları için,Oda rezervasyonu göstergesiOtomatik olarak iç sistemlerle senkronize edilir, hatırlatıcılar gönderilir ve katılımcılar 10 dakika içinde kayıt yaptırmazlarsa odaları serbest bırakılır.Toplantı odası kullanımının izlenmesi.

Görüntüsel basitliği Toplantı odası ekran tabletleriYeni süreç, günlük işbirliğini kolay ve şeffaf hale getirdiği için personel hızlı bir şekilde yeni süreci benimsedi.

Ölçülebilir Sonuçlarla Desteklenen Verimlilik Artışı

Kullanımdan sonraki üç ay içinde, şirket somut performans iyileştirmeleri kaydetti:

Oda kullanımı % 37 arttı, otomatik rezervasyon açıklamaları tarafından yönlendirilir.

Yönetim süresi % 45 azaldı, çünkü çalışanlar artık manuel programlama veya e-posta onaylarına güvenmiyordu.

Toplantı gecikmeleri %60 azaldı, oda kullanılabilirliği gerçek zamanlı görünürlük ile.

Tesis ekipleri, ofis düzenini optimize etmeye ve yetersiz kullanılan alanları azaltmaya yardımcı olan işlevsel görüşler kazandı.

BuKurumsal toplantı etkinliği araçları Sadece operasyonları yönlendirmekle kalmadı, aynı zamanda daha şeffaf, veri odaklı bir kültür de yarattı.

Müşterinin Söyledikleri

"Yeni konferans odası tabletleri çalışma şeklimizi değiştirdi", dedi müşterinin BT altyapı müdürü. "Daha önce, programlama kaotikti"Şimdi gerçek zamanlı kullanılabilirliği görebiliyoruz., her şeyi merkezi olarak yönetmek ve takımlarımız daha az sürtünme ile işbirliği yapmak.

Bu açıklama, küresel işletmeler arasında daha geniş bir eğilimle aynıdır: reaktif alan yönetiminden proaktif, dijital-ilk işbirliği ortamlarına geçiş.