Daha Akıllı Alan, Daha İyi Çalışma: Bir ABD Kurumsal Ofisi, Toplantı Rezervasyon Tableti ile Toplantı Verimliliğini Nasıl Geri Kazandı?

Kurumsal ofisler genişlediğinde ilk bozulan sistemlerden biri toplantı odası yönetimidir. Çifte rezerve edilmiş odalar, kullanılmayan boş seanslar ve koridorlarda boş yer arayan çalışanlar, önde gelen bir ABD kuruluşunun her gün değerli zamanına mal oluyordu. Şirketin modern bir çözüme ihtiyacı vardı;Toplantı Rezervasyon Tabletisağlayabilecek sistemgerçek zamanlı görünürlük,otomatik rezervasyon kontrolü,ve birbağlantılı dijital işyeri ekosistemi.

Ofis Alanı Operasyonel Bir Darboğaz Haline Geldiğinde

Chicago'nun sekiz katında faaliyet gösteren uluslararası bir teknoloji şirketi olan müşteri, 60'tan fazla toplantı odasını yönetiyordu. Karma çalışma, değişken katılım ve öngörülemeyen oda kullanımı nedeniyle karmaşıklığı artırdı.

Mevcut araçları buna ayak uyduramadı:

• Outlook takvimleri ortaya çıkmadıgerçekoda doluluğu
• Manuel oturum açma karışıklığa neden oldu
• Rezervasyona gelmemek sürekli oda sıkıntısı yarattı
• Çalışanların kullanılabilirlik bilgilerine güveni yoktu

Kuruluşun tek bir noktaya odaklanan birleşik, otomatikleştirilmiş bir çözüme ihtiyacı olduğu ortaya çıktı.Ofis Planlama Tabletiakıllı çalışma alanı verileriyle.

Geleneksel Sistemler Neden Verimlilik Sağlayamadı?

Şirketin önceki rezervasyon yöntemleri şeffaflıktan yoksundu. Çalışanlar sıklıkla "rezerve edildi" olarak işaretlenmesine rağmen boş olan odalara geliyor veya takvimde boş görünen odaların dolu olduğunu görüyorlardı.

Temel sorunlar şunlardı:

• Gerçek zamanlı doluluk takibi yok
• Terk edilen toplantılar için otomatik sürüm yok
• Mevcut alanlarda zemin seviyesinde görünürlük yok
• Kullanım kalıplarını anlayacak analiz yok

AKonferans Odası TabletiVeOda Planlama Ekran Tabletiekosistem, tesislerinin ihtiyaç duyduğu entegre yaklaşımı sundu.

Birleşik, Sekiz Katlı Bir Toplantı Yönetim Ağı Oluşturma

Yeni çözüm bir ağ kurduKurumsal Oda Yönetimi Tabletleriher toplantı alanının dışında. Görüntülenen bu tabletler:

• Canlı kullanılabilirlik
• Mevcut toplantı durumu
• Yaklaşan rezervasyonlar
• Walk-up rezervasyon seçenekleri

Microsoft 365'e bağlı,konferans planlama tabletimevcut çalışan iş akışlarıyla anında senkronize edilir. Tesis ekipleri yapılandırıldı:

• Kullanılmayanların otomatik olarak yayınlanması
• Oda önceliklendirme kuralları
• Kat bazında çalışma alanı tahsisi
• Bakım bildirimleri

Hepsi merkezileştirilmişakıllı konferans tablet arayüzü.

Gerçek Zamanlı, Uygulamaya Uygun Bir Optimizasyon Deneyimi

Etki hemen görüldü.dijital toplantı odası işareti tabletoda durumunu bir bakışta görünür hale getirdi ve ışıklı göstergeler kesintileri önledi. Takım liderleri bu yöntemi kullandı.çalışma alanı planlama tabletiSekiz katın tamamındaki açık alanları saniyeler içinde tespit etmek.

Tesis yöneticileri en çok fayda sağladı.akıllı toplantı odası ekranı tabletoluşturulan:

• Isı haritaları
• Yoğun saat kullanım verileri
• Kapasite öngörüleri
• Katlar arası planlama analizi

Bu veriler nihayet uzayların nasıl olduğunu ortaya çıkardıAslındakullanılmış ve yeniden tasarımların gerekli olduğu yerler.

Kullanım ve Verimlilikte Ölçülebilir Kazanımlar

Üç ay içinde:

• Hayalet rezervasyonları %63 düştü
• Toplantı çatışmaları önemli ölçüde azaldı
• Rezervasyonsuz rezervasyonlar arttıgerçek zamanlı kapı ekranı tabletleri sayesinde
• Genel toplantı odası kullanımı %28 arttı

Bir eklemeoda doluluk takip tabletive otomatik sürümler, uzun süredir devam eden planlama sorunlarını tamamen ortadan kaldırdı.

Çalışanlar oda koordinasyonunu şu şekilde tanımladı:"zahmetsiz, doğru ve stressiz."

Müşterinin Dönüşüm Hakkında Söyledikleri

İşyeri operasyon direktörü şunları paylaştı:

"Bu sistem sonunda netlik sağladı. Alanlarımızın tam olarak nasıl kullanıldığını görebiliyoruz ve bu da bilinçli kararlar almamızı sağlıyor."

Bir departman yöneticisi şunları ekledi:

"Arayüz basit, güvenilir ve her zaman güncel. Günlük iş akışımızın bir parçası haline geldi."

Geri bildirimleri, kurumun sağladığı güvenilirliği ve şeffaflığı yansıtmaktadır.ofis planlama ekranı tabletekosistem.

Kurumsal Alan Optimizasyonu için Geleceğe Hazır Bir Taslak

Bu durum, ne kadar kapsamlı birofis alanı yönetimi tabletiçözüm büyük işletmelerde verimliliği yeniden şekillendirebilir. Rezervasyon kolaylığının ötesinde, eyleme geçirilebilir bilgiler kuruluşa şu konularda yardımcı oldu:

• Toplantı odası dağıtımını yeniden tasarlayın
• Hibrit çalışma stratejilerini destekleyin
• Gelecekteki çalışma alanı ihtiyaçlarını tahmin edin
• Operasyonel sürtünmeyi azaltın
• Çalışan deneyimini geliştirin

Daha iyi maliyet kontrolü, daha akıllı alan kullanımı ve kolaylaştırılmış operasyonlar arayan çok uluslu şirketler içinkurumsal toplantı optimizasyon tabletiartık isteğe bağlı değil; modern işyerlerinin vazgeçilmezidir